Práticas recomendadas de facturamento: quando devo faturar clientes?

Para os terapeutas, existem poucos sentimentos profissionais melhores do que abrir seu próprio consultório. O que nos remete a facturamento

 

Você não apenas determina as comunidades que atende, o escritório em que trabalha e sua própria programação, mas também obtém uma fatia muito maior da receita que seu trabalho gera.

 

Ter seu próprio negócio também permite que você descubra exatamente como deseja estruturar sua prática, incluindo que tipos de clientes contratar, com  quais seguradoras trabalhar e quais áreas de prática enfatizar.

 

No entanto, ao mesmo tempo, dirigir sua própria prática também o expõe a uma série de desafios significativos. Principal entre eles? Cobrança.

 

Em um mundo ideal, os clientes pagariam de forma previsível e você nunca teria que rastrear pagamentos atrasados. Infelizmente, raramente funciona assim. A menos que você priorize seu processo de facturamento, você provavelmente terá problemas de facturamento mais cedo ou mais tarde.

 

Para responder à pergunta feita no título, não há regra que diga que você precisa cobrar dos clientes em uma determinada cadência. No entanto, é importante cobrar os clientes de forma consistente - seja semanal, quinzenal, mensal ou até mesmo trimestral, depende de você.

 

Antes de darmos uma olhada em algumas dicas práticas que você pode usar para melhorar seus processos de facturamento, vamos primeiro voltar nossa atenção para alguns dos motivos pelos quais as práticas bem-sucedidas priorizam experiências de facturamento consistentes.

 

CLIENTES DE TERAPIA DE FATURAMENTO: 5 RAZÕES PELAS QUAIS A CONSISTÊNCIA É IMPORTANTE

Embora a lista a seguir não seja exaustiva, aqui estão alguns dos motivos mais convincentes pelos quais você deve fazer tudo o que puder para oferecer uma experiência de facturamento consistente aos seus clientes.

 

  1. Você não pegará seus clientes desprevenidos.

Alguma vez foi atingido por uma conta inesperada pelo correio? Não é a experiência mais emocionante do mundo, para dizer o mínimo.

 

Como terapeuta, seu trabalho é ajudar os clientes a superar traumas e se tornar a melhor versão de si mesmos. A última coisa que você deseja é ser uma fonte de estresse ou tristeza.

 

Ao cobrar os clientes de forma consistente, eles saberão quando esperar as contas e quanto terão que pagar. Em outras palavras, sem surpresas - do jeito que deveria ser.

 

  1. Você evitará a aparência de fraude.

Se você não tem o hábito de cobrar os clientes de maneira consistente, pode cair na armadilha de cobrá-los sempre que desejar. Por exemplo, talvez você envie uma fatura a um cliente depois de duas sessões, depois de cinco sessões e, a seguir, de três sessões.

 

Sem rima ou razão para suas práticas de cobrança, você pode levantar bandeiras vermelhas para empresas de cartão de crédito - ou até mesmo para seus próprios clientes!

 

Na maioria das outras áreas de nossas vidas - sejam pagamentos de seguros, aluguel ou despesas com hipotecas ou contas de serviços públicos - somos cobrados uma vez por mês, como um relógio. Ao aderir a um ciclo de facturamento previsível, você pode evitar o aparecimento de comportamentos contábeis fraudulentos.

 

  1. Você nunca vai deixar uma grande pilha de faturas em sua mesa.

Como todo proprietário de pequena empresa sabe muito bem, o facturamento pode ser uma atividade bastante agridoce. Por um lado, você está sendo pago pelo seu trabalho, o que é empolgante. Por outro lado, se você adiar a tarefa por tempo suficiente, terá que lidar com uma montanha de papelada (ou toneladas de e-mails se você faturar eletronicamente), que provavelmente não está em sua lista de itens favoritos.

 

Ao construir um sistema de facturamento consistente e repetível, você pode tornar o processo o mais eficiente possível.

 

  1. Você não trabalhará de graça.

Quanto mais você adiar o facturamento, maiores serão as chances de perder a cobrança por uma ou duas sessões, e talvez até mais.

 

Enquanto você seguia sua linha de trabalho para ajudar as pessoas, você sabia que esse também seria seu trabalho e não se inscreveu para trabalhar de graça. Processos de cobrança consistentes reduzem significativamente a probabilidade de você se esquecer de cobrar uma sessão de um cliente.

 

  1. Você terá um fluxo de renda estável.

Os problemas de fluxo de caixa  são um dos principais motivos pelos quais as pequenas empresas falham, e as práticas terapêuticas não são exceção. Afinal, você precisa de dinheiro para pagar suas utilidades, despesas de escritório, impostos e quaisquer despesas salariais que possa ter.

 

A menos que você esteja sentado em uma pilha enorme de dinheiro, você precisa cobrar seus clientes de forma consistente para evitar lacunas no fluxo de caixa. De modo geral, quanto mais rápido você enviar faturas, mais cedo receberá o pagamento.

 

Ao cobrar em intervalos regulares, você se beneficia de um fluxo de caixa previsível. Isso torna muito mais fácil ajudar seus clientes com o melhor de suas habilidades - em vez de se preocupar sobre como você vai pagar a conta de energia do próximo mês, por exemplo.

 

Agora que você tem uma ideia melhor sobre por que o facturamento de clientes de forma consistente é a coisa certa a se fazer, vamos dar uma olhada em algumas das etapas específicas que você pode seguir para colocar sua função de facturamento em um lugar melhor.

 

4 ETAPAS A SEREM EXECUTADAS AGORA PARA TRANSFORMAR OS PROCESSOS DE FATURAMENTO DA SUA CLÍNICA

Pronto para levar o processo de facturamento da sua clínica para o próximo nível? Aqui estão quatro etapas simples para fazer isso acontecer.

 

  1. Mude a maneira como você pensa sobre o facturamento.

Comecemos pelo princípio: você precisa tratar o facturamento como a parte mais crítica do seu negócio, porque realmente é. Se seus clientes não pagarem prontamente, será muito mais difícil cumprir a missão de sua prática: ajudar os clientes a viverem da melhor forma.

 

Se o facturamento tem sido uma reflexão tardia, é hora de mudar sua mentalidade e tratá-lo com a importância que ele merece.

 

  1. Comunique-se de forma transparente.

Antes de aceitar um cliente, é fundamental que ele saiba exatamente  quanto você está cobrando , se o seguro cobre isso e quanto ele pode esperar ser cobrado por cada sessão. Ao delinear seus processos de facturamento o mais cedo possível, você reduz as chances de haver qualquer confusão quando chegar a hora de liquidar a conta.

 

Para obter os melhores resultados, responda às preocupações do cliente e responda a quaisquer perguntas que ele possa ter. Se você planeja aumentar suas taxas a qualquer momento, comunique esses aumentos com bastante antecedência.

 

  1. Invista em sua função de facturamento.

Não há nenhuma regra que diga que você deve administrar seu departamento de cobrança sozinho apenas porque possui seu próprio consultório.

 

Conforme seu negócio começa a crescer, considere fazer investimentos inteligentes em facturamento para diminuir sua carga. Por exemplo, você pode decidir contratar um contador, investir em um software de facturamento ou até mesmo contratar uma nova equipe interna para cuidar do facturamento.

 

Quando você não tem que gerenciar o facturamento sozinho, pode trazer uma mente mais clara para cada sessão - e obter melhores resultados para o cliente por causa disso.

 

  1. Defina lembretes automáticos.

Você pode decidir que gosta de lidar com o facturamento por conta própria, e isso é perfeitamente normal. Se você continuar com esta configuração, certifique-se de definir lembretes automáticos que o informarão que é hora de enviar faturas.

 

Ao fazer isso, você não terá que se preocupar em se esquecer de faturar seus clientes em dia, o que melhora a experiência do cliente ao mesmo tempo em que fortalece sua situação de caixa.

 

PRONTO PARA ATUALIZAR SUA FUNÇÃO DE FATURAMENTO?

Como terapeuta, você abriu um negócio para ajudar os clientes a ter uma vida mais gratificante - não para calcular números e ficar olhando para planilhas.

 

Se você está lutando com o facturamento, procure uma solução de gerenciamento de prática como o Therapy Partner, que oferece todas as ferramentas de que você precisa para gerenciar sua agenda, documentar cada sessão e faturar seus clientes com facilidade.

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